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In cosa consiste la fatturazione online

La fatturazione online è l’emissione della fattura in modalità digitale, da parte del fornitore al cliente.

Si sta andando verso una digitalizzazione globale, che vede sempre più aziende coinvolte nell’emissione della fattura elettronica.

Esistono, in merito, precise normative, rilasciate dall’Agenzia delle Entrate, che fanno chiarezza su alcuni punti fondamentali da rispettare in una fattura online.

La circolare 18/E/2014 stabilisce che una fattura elettronica deve essere autentica, integra nel contenuto e leggibile.

La fatturazione online è valida se il destinatario accetta la ricezione con i canali digitali, anche senza un espresso consenso preventivo.

Una fattura elettronica è tale se è stata inviata via e-mail, PEC o tradizionale, anche se derivante da una scansione della fattura cartacea, non è considerata digitale se è stata creata con un software ma stampata e inviata in forma cartacea.

È importante che la fattura elettronica non sia modificabile, deve contenere una firma digitale dell’emittente e una data di emissione garantita dalla marca temporale.

Esiste, inoltre, l’obbligo di conservare le fatture elettroniche in modalità digitale, sia per l’emittente sia per il ricevente, entro 15 giorni dall’emissione o dalla ricezione.

 

Come gestire la fatturazione online

 

Le aziende devono avere un responsabile della conservazione sostitutiva. È entrato in vigore il 6 giugno 2014 l’obbligo di emissione di fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, che al momento coinvolge solo alcuni enti, ma che dal 31 marzo 2015 entrerà a pieno regime, anche per le amministrazioni locali.

Le fatture cartacee non possono essere più pagate dalla PA e i fornitori si sono dovuti adeguare. L’uso abituale della fatturazione online è maggiore tra le aziende di medie e di grandi dimensioni.

Le società piccole e i liberi professionisti sono maggiormente scoraggiati dalla burocrazia delle fatture digitali.

I benefici che la dematerializzazione apporta sono diversi: risparmio nei costi di gestione e d’invio, risparmio di tempo, maggiore velocità dei pagamenti, soprattutto da parte della PA.

Le aziende possono avvalersi di appositi software gestionali gratuiti o a pagamento, tramite i quali sono assistite nell’emissione, nella trasmissione, nella conservazione delle fatture online, oppure possono scegliere di affidare a terzi l’intero processo.

 

staff • Luglio 11, 2014


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